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メールマガジン



 ■□■    編集・発行 株式会社バックオフィス 第24号   ■□■  

株式会社バックオフィスのメールマガジン担当、桜えみ子です。
今回から、新連載が始まりました。「中小企業の経理をラクにする100の方法」というものです。今までは数字の読み方や使い方を解説してきましたが、この連載では現場の実務を取り上げて、いかにラクをしながらきちんと処理をするかということを追求しています。
しかも100項目もあるとのこと。
ずいぶん欲張りな連載ですが、これに負けずに、今月も張り切っていきましょう!


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  ■中小企業の経理をラクにする100の方法
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ご好評頂いていた「データで見る経営」は前号をもって連載を終了させていただき、今回から、新しい連載「中小企業の経理をラクにする100の方法」が始まります。

ただでさえ忙しい中小企業の社長や経理担当者にとって、経理の実務は少しでもラクをしたい部分です。経理の実務をラクに行う方法、そして、当社のようなアウトソーシング会社や会計事務所に経理処理を委託している場合はその連携がスムーズにいく方法を、たくさんの中小企業の経理を見ている当社コンサルタントの経験からピックアップしてご紹介していきます。一つ一つは大したことがないように見えますが、積み重ねると大きな効果が生まれます。時間とコストを節約して、本業に集中しましょう!

第1回 自動引落を使おう

経費の支払いを振込で行う場合、銀行の窓口やATM、オンラインバンキングなどから振込の操作を行う必要があります。また、取引先から送られてくる払込票を使って銀行の窓口や郵便局、コンビニエンスストアなどで支払う場合には、一度現金を引き出す必要があります。支払は月末などに集中する傾向があり、銀行が混んでいれば、相当な時間待つことを覚悟しなければいけません。銀行への往復時間、窓口やATMの待ち時間、振込操作を行う時間を合計すると、結構な時間になっていることに気づきます。

また、支払う金額を確認するのにも時間がかかっています。請求書を確認して、間違いのない金額を振り込まなければなりません。間違った金額を振り込んでしまった場合、差額を追加で振り込んだり、多すぎた場合には返してもらったり、あるいは翌月分で差額を調整したりすることもありますが、こういった作業にかかる手間はもちろん、神経を使うといった要素も見落とすことはできません。後で帳簿をつけるときにも、請求額と支払額が違うと、いちいちその原因を調べなければなりませんので、そういった波及的な作業時間まで考えると、相当な時間を振込のために費やしていることになります。

自動引落にしてしまえば、通帳にお金が入ってさえいれば自動的に決済されるため、上記のような手間は一切かかりません。支払いに使うための現金を持たなくてよくなるだけでも、大きな効果があります。

また、振込の場合は振込手数料がかかりますが、自動引落では、ほとんどの場合、相手方が手数料を負担していますので、自社の経費節約にもなります。

自動引落ができる取引には、電気代、ガス代、水道代、NHK受信料、新聞代、電話代(固定・携帯)、プロバイダー料金、リース料、クレジットカード利用料金、保険料、共済掛金、社会保険料、コピーのカウンター料金などがありますが、他にも、事務用品ではオフィスデポ、宅配便では佐川急便、オフィスセキュリティーでセコムや綜合警備保障、与信調査で東京商工リサーチなどが自動引落に対応しています。また、大手の不動産会社が経営・管理する賃貸住宅や賃貸オフィスでは、その家賃を自動引落にしているケースもあります。

ちなみに当社も、自動引落にできるものは全て自動引落で支払っています。また、お客様から頂く業務処理の代金も、自動引落によって集金させて頂いています。

自動引落には、取引先から口座振替依頼書をもらって手続きしなくてはいけないものと、銀行へ行って手続きをすれば開始できるものがあります。現金や振込による支払いが多い会社の場合は、自動引落にできそうな取引先に一斉に問い合わせして、口座振替依頼書を送ってもらってまとめて手続きしてしまうとよいでしょう。

今日のポイント

・自動引落を使うと、振込が不要になるので手間がかからない
・自動引落を使うと、現金の手持ち額を減らせる
・自動引落は、手数料がかからないことが多い

株式会社バックオフィス 代表取締役 小杉和久


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  ■中小企業におけるこれからの人材戦略
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組織行動と意思決定(9) 顧客ニーズとの付合い方

昨今、様々な企業において組織の腐敗が問題になっています。不祥事の隠匿や、改革の妨げになる抵抗勢力、保身に走る経営幹部等、企業規模に係らず様々な問題が噴出しつつあります。何故そのような問題が起こり、そしてどのように対処すべきか、シリーズでお伝えしていきたいと思います。第9回目は顧客志向に関するテーマです。

ある会社で、事務所の壁に「顧客第一、上司は二の次」という標語が貼ってあるのを目撃しました。おもしろい標語だなと思った反面、「上司第一」の人がたくさんいるのかと思いゾッとしました。ここまで極端な表現でないにしろ、多くの企業が「顧客志向」や「お客様第一」をスローガンに掲げています。この経営の基本と言うべきテーマは、徹底することが極めて困難なもののようです。

では、顧客志向の経営とは何なのでしょう。簡単に言ってしまえばお客様のニーズに応えることを最優先とする経営です。お客様が望む製品を創ったり、お客様が望むサービスを提供することです。そして、そのためにはお客様のニーズを把握することが必要です。そこで、多くの会社はアンケート調査をやったり、調査会社に丸投げをしてしまいます。何故か、自分達で聞きに行こうとはあまりしません。その結果、お金と時間の無駄で終ってしまうケースは少なくありません。臨場感のない分厚いレポートができるだけで、ほとんどの関係者は斜め読みするだけです。これではお客様のニーズを聞き流しているのと一緒です。危機意識を持ってニーズに応えようという意識も生まれる訳ありません。

最近、「コンテクスト」という言葉が流行っています。直訳すると「前後関係」や「背景」ですが、言葉だけでなくその文脈をトーンやニュアンスから汲み取ろうということです。日本で昔から言う「行間を読む」ということに通じます。お客様の本当のニーズは言葉だけでなく、「コンテクスト」として潜んでいるケースが多いのです。やはり、自らが矢面に立ってお客様の生の声を聞かないと「コンテクスト」は実感できません。
そのためにはアンケートやPOSデータを分析するだけでは不充分です。勿論、それらのデータを分析することで大きな傾向を掴むことは大切です。しかし、最終的に欲しい「コンテクスト」を伴った情報は現場に行かないと手に入りません。現場で何が起きているのか観察し、時間をかけてお客様の声をじっくり聞くことです。そうすれば、お客様の真のニーズが浮び上がることでしょう。重要なのは「観察」と「ヒアリング」です。

「観察」と「ヒアリング」を徹底すればお客様のニーズが把握できます。しかし、把握しただけでは何も変わりません。顧客志向の経営を実現するためには、そのニーズに応える必要があります。しかし、ここでまた多くの問題が発生しがちです。
まず、一番ひどいケースは結果を無視することです。重要なニーズを「不可能だ」「コストが合わない」と言って片付けてしまうことが最悪です。それで顧客志向の経営を目指すと言っていたら笑われます。次に性質の悪いケースは自分達にとって都合の良い解釈をすることです。重要なニーズを「他の強みでカバーできる」「このセグメントは捨てよう」等と言って片付けてしまうと後で痛い目に会います。把握した顧客ニーズに真摯に応えようという姿勢がなければ顧客志向の経営は無理です。

お客様のニーズをきちんと把握して、それに応えようとする姿勢を貫く。しかし、それでも問題が発生することがあります。よくあるケースは全てのニーズに対応しようとし過ぎて全て中途半端になることです。重要なニーズの満足度を高めるためには、その他のニーズについては取捨選択をする必要があります。何かを付け足すだけでなく、何かを捨てることも時には必要です。
しかし、それでも問題が起こる可能性があります。ハーバードの教授が唱えた「イノベーションのジレンマ」です。過去の成功体験に縛られているのは自社だけではありません。多くの顧客も同様にその成功体験に縛られているのです。その結果、お客様のニーズに真摯に応えていたとしても、ある日突然競合企業のイノベーションによってお客様を持っていかれることがあるのです。例えば昔のIBMは主要顧客からパソコンが欲しいと言われませんでした。その結果、パソコンの開発が遅れてしまい、多くの新興勢力にパソコン市場を占有されてしまいました。現在の顧客ニーズに真摯に応えるだけでは、将来の顧客ニーズに応えることにはならないということでしょうか。

このように顧客ニーズとの付合い方は非常に微妙なものです。絶対的な正解は残念ながらありません。但し、確実に言えることはお客様のニーズは把握すべきだし、それに真摯に応えようとする姿勢は大切であるということです。そして、できれば現在のニーズに応えるだけでなく、将来のニーズを共に創造するような関係をお客様と築くことが重要ではないでしょうか。真の顧客志向の経営とはそのような姿を指しているような気がします。

※ このコラムは、株式会社アドリーマックス発行のメールマガジン「ナレッジワーカープレス」2003年1月号に掲載された原稿に加筆修正したものです。

株式会社インタービジョン コンサルタント 長谷川 靖志
Eメール yas-hasegawa@fiberbit.net


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  ■会社と税金
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関心が高まる第三分野
第三分野への関心年々高まる。経営者にも必要な入院中のリスク回避


平成15年9月、生命保険文化センターが3年毎に行なっている「生命保険に関する全国実態調査」の速報版が発表されました。傾向としては、生命保険の加入率や加入金額等は減少、第三分野の利用状況は上がってきているようです。
世の中の関心は、生存中のリスク対策へ移ってきているようにも思えます。
そこで、経営者にもチェックいただきたいのが、万一の場合の事業継続対策と同時に、入院や介護が必要になった時の事業継続対策。自分の入院中に会社が傾いたとならないために万全を期したいものです。
※調査の詳細は下表を参照

「生命保険に関する全国実態調査(速報版)」抜粋
項目 前回
(H12)
今回
(H15)
項目 前回
(H12)
今回
(H15)
生命保険の世帯加入率 91.8% 89.6% 世帯のがん保険(特約)加入率 47.6% 55.5%
生命保険の世帯加入件数 4.6件 4.3件 世帯の特定疾病保障保険(特約)加入率 39.3% 47.0%
世帯の満期保険金等の金額 1,234万円 1,001万円 世帯の特定損傷特約加入率 30.0% 34.5%
世帯の普通死亡保険金額 4,141万円 3,697万円 世帯の疾病障害特約・重度慢性疾患保障特約加入率 14.7% 18.0%
世帯の年間払込保険料 61.0万円 53.1万円
世帯の疾病入院給付日額 20.4千円 20.2千円 世帯の介護保険(特約)加入率 6.9% 16.4%

今後ますます注目される第三分野
「第三分野」は、生存中にケガや病気をした人に支払われる保険として、「人の生死に関わる生命保険」や「物や財産に関わる損害保険」と明確に区別されてきました。
元々、人は自分や家族の生死について普段からあまり深く考えないのに対し、「ケガや病気」については、結構身近なものとしてとらえているものです。
さらに、この不況の中、保険料の支払いを少しでも押さえたいという気持ちが死亡保障金額を低下させている反面、三大疾病や介護などの、一度起こると高額な治療費がかかる目に見えるケガや病気への不安には保険料を支払う傾向にあるようです。
また、この分野が生損で解禁されたことや数多くの商品が登場してきたことも一因なのかもしれません。
介護保険については、公的介護保険制度がスタートして約3年が経過し、介護にかかる費用が目に見える金額になってきたことなどで関心が高まっているのでしょう。
経営者も個人のことと見過ごさず、自分が入院した時などの資金対策に第三分野商品を活用することも考えてみましょう。

コラム:介護にかかる費用
◆要介護状態になったら?
介護にかかる費用(自己負担額)
◆ホームヘルパーを雇ったら?
1日8時間、1ヵ月に10日間の場合
約315万円 月額約10万円
※平成11年度生命保険文化センター
「老後保障準備における金融資産選択の特徴」
※東京都の一般的な紹介会社の料金(参考)
(紹介手数料、受付手数料、交通費を含む)

ご存知ですか?  −公的介護保険制度−
●65歳未満で交通事故等が原因の介護状態は給付の対象外です。
●40歳未満にいたっては保険制度の対象外です。

株式会社保険企画出版社 代表取締役 柿内宏文


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  ■えみ子のこぼれ話
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先日、携帯電話の料金プランを変更したら、通話料がずいぶん安くなりました。だったら最初からこの料金で請求してくれればいいのにと思って、友達にその話をしたら、みんな大賛成でした。会社側の都合もあるでしょうが、そういうサービスをしてくれる会社だったら、私は一生その会社の携帯を使い続けると思うんですけど・・・。
みなさんは、どうお考えですか?


編集・発行 株式会社バックオフィス  担当:桜えみ子




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