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メールマガジン



 ■□■    編集・発行 株式会社バックオフィス 第24号   ■□■  

株式会社バックオフィスのメールマガジン担当、桜えみ子です。
新連載「中小企業の経理をラクにする100の方法」へのご感想をたくさんいただき、ありがとうございました。私も自宅の電気代や電話代を毎月コンビニで払っていましたが、これを読んで自動引落に切り替えました。ハンコを押した書類を送らなくても、インターネットバンキングで手続きできちゃうんですね。すごい!
さあ、今月も張り切っていきましょう!

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  ■中小企業の経理をラクにする100の方法
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ただでさえ忙しい中小企業の社長や経理担当者にとって、経理の実務は少しでもラクをしたい部分です。経理の実務をラクに行う方法、そして、当社のようなアウトソーシング会社や会計事務所に経理処理を委託している場合はその連携がスムーズにいく方法を、たくさんの中小企業の経理を見ている当社コンサルタントの経験からピックアップしてご紹介していきます。一つ一つは大したことがないように見えますが、積み重ねると大きな効果が生まれます。時間とコストを節約して、本業に集中しましょう!

第2回 インターネットバンキングを使おう

経費の振込のために銀行へ行かなくてすむとしたら、仕事はラクになりますか?

銀行の窓口やATMで待たされた経験は、どなたでもあると思います。月末の忙しいときにソファーに座ってじっと待つ、ATMの行列に並んで前の人の振込が長いのにイライラする。やっと順番が回ってきて、通帳記入してみると得意先からは入金されておらず、もう一度列に並び直す・・・。

こういった無駄な待ち時間を解消するのがインターネットバンキングです。インターネットバンキングは、手元のパソコンのブラウザから、銀行のATMを扱うのと同じような操作ができます。振込、振替、残高確認、明細確認などの機能を持っており、いつも使う振込先を登録しておいたりすることもできます。自分のパソコンからアクセスするので、窓口やATMのように並んで待たされることもありません。また、振込先の口座番号を間違えるなどといったミスも少なくなります。銀行や支店の統廃合などによる相手口座の変更も、登録した口座データが自動的に書き替わるので、突然振込ができなくなってまごつくこともありません。

また、振込の際に便利な機能がいくつかついています。登録してある振込先をグループ化して、振込データを一括して入力することや、こういったグループを複数作ることができます。振込の事前予約なども可能なので、振込日当日に時間を取れない場合でも大丈夫です。振込にかかる手数料は、多くの場合、窓口やATMよりも安くなっています。

複数の口座を登録すれば、口座間の振替による資金移動も可能です。

口座の内容はほぼリアルタイムで反映されるので、入金や自動引落の確認も随時、しかも繰り返し行えます。窓口やATMよりも対応時間帯が長いので、店舗営業時間外での口座確認も可能です。

通帳と同じ内容のデータを見ることができて、さらにそのデータをプリントアウトしたり、PDFファイルやCSVファイルなどの形式で保存することもできます。中には、会計ソフトなどと連動しているものもあるようです。

さらに、振込データを入力する人と管理者の権限が分けられていて、経理担当者が入力した振込内容を管理者が承認するなどといった、組織内での利用にも配慮された機能もあります。

インターネットバンキングには、法人向けのものと個人向けのものがあり、機能や料金が異なります。使うのが法人なのか個人事業主なのかで選択することになります。法人向けでは基本料金がかかりますが、個人向けでは利用状況によって無料になったりする場合もあります。また、携帯電話からの振込や口座照会に対応しているものもあります。

以上、インターネットバンキングについて説明してきましたが、オンラインバンキング(ブラウザではなくて専用ソフトを使って金融機関にダイヤルアップで直接接続するタイプ)でもほぼ同じことができます。コストは銀行によって違いますが、一般にインターネットバンキングの方が安いことが多いようです。

今日のポイント

・インターネットバンキングを使うと、待たされることがない
・登録やグループ化の機能を使えば振込が短時間で正確に行える
・インターネットバンキングは、振込手数料が安いことが多い

株式会社バックオフィス 代表取締役 小杉和久


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  ■中小企業におけるこれからの人材戦略
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組織行動と意思決定(10) 組織が進化するための源泉

 昨今、様々な企業において組織の腐敗が問題になっています。不祥事の隠匿や、改革の妨げになる抵抗勢力、保身に走る経営幹部等、企業規模に係らず様々な問題が噴出しつつあります。何故そのような問題が起こり、そしてどのように対処すべきか、シリーズでお伝えしていきたいと思います。第10回目は環境適応に関するテーマです。

 組織変革について語る時、多くの人が「茹で蛙現象」を例えとして使います。蛙を鍋の水に入れて火にかけると、蛙は脱出のタイミングを見失って茹で上がってしまうという現象です。緩やかで目に見えない環境変化というものは捉えにくく、気が付いたらもう手後れになっているという現象は企業にとってもそのまま当てはまります。変化を察知できない企業は、間違いなく淘汰への道をひた走るでしょう。

 では、環境変化に適応している企業は進化できるのかと言うと、それはそのきっかけによって大きく左右されます。一番多いパターンは変化が起こってからそれに適応しようとするイベントドリブンのケースです。対応のスピードによる影響はあると思われますが、いずれにせよ後手に回る可能性が高いと思われます。このようなイベントドリブン型の経営は、一応は変化に適応しているので簡単に淘汰はされないと思います。しかし、あっちへフラフラ、こっちへフラフラという自転車操業になりがちで、進化するというところへはなかなか到達しません。また、対応のスピードが著しく遅い場合に淘汰されることは間違いないでしょう。

 企業が進化しようとするのであれば、環境変化が起こってから適応しようとしても既に遅いのです。環境変化よりも先手を取って予め自らが変化しておくことが重要です。そのためには今後の環境変化を予測し、自らの将来ビジョンを描く必要があります。そして、そのビジョンの実現を目指して、環境よりも自らを先に変化させていくことが理想的な企業変革の姿です。外圧に適応するだけでは進化は望めません。自らのビジョンを内圧とし、自らが変化することで初めて進化は実現します。

 しかし、環境変化を正確に予測することは困難であるという側面もあります。というより長期予測を正確に行うことは不可能と言っても過言ではないでしょう。不確かな予測の中で、自らが率先して変化することにはリスクが伴い、断行するには勇気がいります。思い切って変化すべきか、それとも安全に現状を維持すべきかを二者択一で考えると、どうしても現状維持を選択しがちになります。そのこと自体は、責任ある経営層としては妥当な判断であるとも思われます。しかし、自らが変化すべきか否かを二者択一で考えること自体がナンセンスだと思いませんか?

 企業が進化するためにはビジョン実現を目指して自らを変化させ続ける以外に道はありません。その道を歩き始めるべきか否かを考えることはナンセンスですし、また、最初の段階で将来ビジョン到達までの詳しい道のり全てを明らかにする必要もありません。方角さえ合っているのであれば、目の前とちょっと先の道だけ分かっていれば充分です。そしてその部分だけでも歩み始めてみて、おかしかったら引き返したり、立ち止まったり、別の道へ行ったりするという心積もりがあれば良いのです。このような考え方は一見非効率に見えますが、将来が不確実な中でリスクを分散したり軽減したりすることがきますし、例え失敗したとしてもその経験がいつか必ず何かの役に立つはずです。何も進まずにじっと待っているだけでは、いつまで経っても環境変化に遅れをとったままです。

 最新の研究によると、生物の進化は環境変化に適応してきた結果ではないようです。変異の蓄積によって環境に適応できる要素をたくさん持った生物が、結果として生き残っただけだと言われています。企業も同様に対処療法的に環境適応しようとするのではなく、自らを変えようともがいて様々な適応要素を獲得しましょう。結果として、そういう企業だけが進化し、長く生き残ることができるでしょう。

※ このコラムは、株式会社アドリーマックス発行のメールマガジン「ナレッジワーカープレス」2003年2月号に掲載された原稿に加筆修正したものです。

株式会社インタービジョン コンサルタント 長谷川 靖志
Eメール yas-hasegawa@fiberbit.net


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  ■会社と税金
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今回は休載させていただきます。


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  ■えみ子のこぼれ話
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先日、当社に通信会社の営業マンが光ファイバーを使ったインターネット回線の説明に訪れました。電話とインターネットが同じ会社のサービスで使えるようになり、さらに費用まで安くなるという内容で、通信コストもずいぶん下がったものだと思いました。でも、もっと驚いたのはその営業マンが使っていた営業ツールです。一枚の紙に、現状の電話やインターネットの各サービスのコストを書き込む欄があり、電話会社やプロバイダーの請求書を見ながら営業マンが金額や回線数などを書き込んでいきます。それを、書かれた計算式通りに計算すると、いくら安くなるかがひと目でわかる比較表が完成するのです。こういうものがあると、営業マンは売りやすいなと感心しました。
みなさんの会社では、どのような営業ツールをお使いですか?


編集・発行 株式会社バックオフィス  担当:桜えみ子




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